El presupuesto anual de su empresa describe sus finanzas actuales y las previsiones de ingresos anuales, y sirve como hoja de ruta para el crecimiento futuro. Se trata de una herramienta de planificación esencial que te permite conocer tu situación financiera de un vistazo y trazar el rumbo para el año siguiente.
Si usted es como la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas de hoy en día, tiene la sensación de que pasa cada momento de su vida intentando mantenerse a flote. Sabe que un presupuesto anual detallado le ayudará, pero la tarea parece desalentadora. ¿Por dónde empezar?
Aprender a crear un presupuesto anual no tiene por qué ser abrumador, especialmente cuando se sigue un proceso estructurado y repetible. Si incluyes todos los componentes fundamentales que se enumeran a continuación, crearás un presupuesto anual más preciso y fiable que servirá de guía para tu empresa.
¿Qué debe incluir mi presupuesto anual?
El presupuesto anual más útil será a la vez organizado y adaptable. Los datos deben agruparse en categorías para que puedas encontrar lo que necesitas de un vistazo. También debes ver el impacto que tendrán las nuevas cifras en tu cuenta de resultados si algo cambia. De este modo, le resultará más fácil ajustar el presupuesto cuando sea necesario y mantener la tesorería en orden.
Asegúrese de incluir todos los datos financieros siguientes en su presupuesto anual:
Ingresos brutos previstos
Empiece por proyectar los ingresos mensuales y anuales de su empresa, sobre todo si va a poner en marcha un nuevo negocio sin historial de ventas previo. Para hacer esta previsión, puede recurrir a los ingresos de años anteriores. Si se trata de estimar los ingresos anuales de una nueva empresa, hay que basarse en estudios de mercado o en referencias específicas del sector para hacer una previsión conservadora.
Gastos fijos
Una vez que sepas cuánto dinero entra, es hora de prestar atención a cuánto dinero sale. Empiece por la categoría de gastos más específica: los gastos fijos. Un coste fijo es un gasto previsible mes a mes que incluye cosas como:
- El pago de su alquiler o hipoteca
- Tarifa plana de Internet y teléfono
- Comisiones bancarias
- Primas de seguro
- Servicios contables
- Servicios jurídicos
- Arrendamiento de equipos
- Costes de nómina
Gastos variables
Algunos gastos están vinculados a los ingresos o son menos previsibles, por lo que podrían variar mensualmente. Incluya estimaciones para estas partidas en la parte de gastos variables de su presupuesto:
- Compras de existencias
- Gastos de envío
- Material de oficina
- Servicios públicos basados en el uso, como el gas y la electricidad
- Primas y comisiones pagadas a los empleados
- Nóminas adicionales y formación de los nuevos empleados
- Impuestos
Sume sus gastos variables al final de cada mes y revíselos cuando proyecte el presupuesto del año siguiente. Detectar los patrones y las fluctuaciones estacionales te ayudará a hacer previsiones de gastos variables más precisas y a elaborar un presupuesto más realista.
Más información sobre balance y cuenta de resultados: cuál es la diferencia.
Gastos de capital
Suelen ser gastos más considerables que no se producen todos los meses, ni siquiera todos los años. Puede planificar algunos de ellos con antelación y reservar dinero mensualmente para prepararse; sin embargo, otros gastos inesperados pueden pillarle desprevenido. Incluya un fondo de emergencia en sus previsiones presupuestarias para asegurarse de que dispone del capital circulante necesario para cubrir los imprevistos.
Algunos ejemplos de gastos de capital son:
- Sustitución de equipos, vehículos o mobiliario de oficina desgastados
- Actualización de ordenadores o sistemas informáticos
- Alquilar o comprar una oficina o almacén más grande
- Sustitución de un teléfono móvil dañado
- Contratación de un consultor informático tras una brecha de seguridad
Cálculo de beneficios
Suma los importes en dólares de cada categoría para obtener los totales de ingresos y gastos. A continuación, resta las tres cifras de gastos de los ingresos previstos para obtener los beneficios esperados para el año.
Si los beneficios no son los que desearía y sus gastos son mayores que sus ingresos, piense en formas de mejorar su cuenta de resultados. Por ejemplo:
- Aumentar los ingresos por ventas
- Captación de nuevos clientes
- Renegociar los contratos de servicios con los proveedores
- Comparar precios para conseguir primas de seguro más bajas
- Trasladarse a oficinas más pequeñas o encontrar un nuevo espacio que cobre menos por metro cuadrado.
Por otro lado, puede que los beneficios sean más importantes de lo que esperabas. Si este es el caso, crea una cuenta de reserva de efectivo o busca formas de invertir ese dinero de nuevo en tu negocio.
Para sacar el máximo partido a su presupuesto, asegúrese de revisarlo trimestralmente y de adaptar las actualizaciones a los cambios en las previsiones de ingresos y gastos de su empresa.
Modifique y adapte su presupuesto a lo largo del año
Parte del proceso de creación del presupuesto es la necesidad de seguir creándolo a lo largo del año fiscal. Los presupuestos empresariales anuales no pueden archivarse y olvidarse. Deben supervisarse y ajustarse con regularidad para garantizar que las finanzas de la empresa siguen por buen camino.
Si observa diferencias significativas entre sus previsiones y la realidad, analice los motivos de la discrepancia. Si aprendes a prever tus resultados con mayor precisión, podrás tomar decisiones financieras más intuitivas.
Más información sobre qué ocurre si mi empresa quiebra.
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