Un documento que enumere los bienes y servicios que ha proporcionado a un cliente, y la creación y envío de facturas es una de las tareas más importantes para administrar una pequeña empresa exitosa.
Las facturas sirven como una herramienta fundamental para documentar exactamente lo que has vendido a un cliente, ya sean bienes físicos o servicios, así como el precio que pagan a cambio de lo que has proporcionado.
A primera vista, la gestión de facturas puede parecer sencilla, pero cuando se trata de hacer malabarismos con varios clientes con diferentes niveles de precios o valores de pedido, hacer un seguimiento de quién ha pagado y quién no, y emitir varias facturas al mismo cliente por diferentes importes, lidiar con sus facturas puede resultar complicado rápidamente.
Desafortunadamente, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas tendrán que lidiar con pagos atrasados y clientes que evitan pagar sus facturas en algún momento de sus carreras. Según la investigación, un asombroso 39% de las facturas emitidas en los EE. UU. no se pagan a tiempo.
Casi la mitad (44%) de los propietarios de pequeñas empresas dicen que los pagos atrasados perjudican su negocio. Más allá de ser un inconveniente, los recursos atrasados o no pagados crean una seria tensión en las finanzas de una organización. Cuando las facturas no se pagan a tiempo (¡o no se pagan en absoluto!), las pequeñas empresas quedan en una posición delicada.
Las facturas impagas dan como resultado un flujo de caja más bajo, lo que puede hundir su negocio. Si tiene dificultades para cobrar las facturas de una proporción suficientemente grande de sus clientes, podría terminar fácilmente endeudado o incapaz de continuar con sus operaciones básicas diarias.
Proporcionar valiosas horas de servicio o inventario y no recibir un pago adecuado significa que su empresa está perdiendo dinero. Incluso si el pago finalmente llega, no recibir los fondos esperados de manera oportuna podría significar que no tiene suficiente para cubrir sus obligaciones con todo, desde las facturas de proveedores y vendedores hasta el pago de los salarios de sus empleados.
Es posible emprender acciones legales por impago de facturas, en caso de que su cliente se niegue a pagar incluso después de numerosos recordatorios. Hay leyes de impago de facturas que puede utilizar en los tribunales para obligar a su cliente a pagar lo que se le debe. Pero antes de contratar a un abogado, siga leyendo para conocer las mejores formas de administrar sus facturas.
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5 pasos prácticos para una gestión eficaz de las facturas
Agiliza y automatiza el proceso de facturación
La creación y emisión manual de facturas puede ser un proceso tedioso y lento que requiere muchas horas de mano de obra y está sujeto a errores humanos. La buena noticia es que hay formas de agilizar y automatizar el proceso de facturación.
Puede considerar el uso de software de facturación y otras soluciones tecnológicas para aliviar la carga de su equipo y asegurarse de que las facturas se emitan a tiempo. Hay una gran cantidad de soluciones de gestión de facturas en el mercado, adecuadas para una amplia gama de presupuestos y tamaños de empresas.
Si una solución de software no es adecuada para su empresa en este momento, todavía hay pasos que puede seguir para facilitar la facturación manual. Utiliza la misma plantilla estándar con desgloses personalizables para todos tus clientes. Simplemente puede completar las horas empleadas o el valor de los bienes vendidos, sin necesidad de crear un nuevo formato de factura desde cero cada vez.
Mantenga archivos actualizados y precisos que incluyan información pertinente sobre sus clientes, como la dirección de correo electrónico a la que debe enviarse la factura, el nombre de su contacto en la empresa y su número de teléfono, direcciones físicas y similares. De esta manera, no tendrás que perder tiempo buscando esta información a la hora de emitir facturas cada mes.
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Asegure todos los términos y una fecha límite de pago por adelantado
Este paso es fundamental tanto para desalentar los pagos atrasados como para crear una red de seguridad sólida para usted en caso de que un cliente se detenga en el pago. Antes de aceptar el trabajo o las ventas, pídale a su cliente que firme un contrato en el que se comprometa a pagar en una fecha determinada o antes.
Puede personalizar esto para obtener el máximo beneficio para su negocio (un modelo de 30 días, 60 días o 90 días, o lo que tenga más sentido para su empresa). Dentro de este contrato, es posible que desee incluir una advertencia por escrito de que la falta de pago puede resultar en cargos adicionales e incluso acciones legales.
Enviar recordatorios (amistosos)
Una vez que hayan pasado dos días desde la fecha de vencimiento de la factura, puedes enviar un correo electrónico a tu cliente recordándole que está vencido. Si no hay respuesta, puedes ser un poco más asertivo llamando al cliente. Asegúrate de documentar cada vez que te hayas puesto en contacto con tu cliente para cobrar el pago. Guarde los recordatorios por correo electrónico que envíe a su cliente que indiquen claramente que la factura está vencida.
Considere la posibilidad de cobrar intereses
Por lo tanto, su cliente acordó pagarle antes de fin de mes, firmó un documento aceptando esos términos, pero está atrasado e ignora continuamente sus recordatorios para pagar. En esta situación, es posible que pueda cobrar intereses como incentivo para que su cliente se haga cargo de su deuda pendiente.
Este interés no tiene por qué ser dramático: incluso una tarifa nominal puede ser suficiente para motivar a sus clientes a realizar los pagos a tiempo. Sin embargo, es fundamental que documentes tu intención de cobrar intereses por mora por escrito al emitir la factura, o en uno de tus mensajes de seguimiento para comunicarte con el cliente que no ha pagado.
Enviar una carta formal de "Advertencia Final"
Antes de emprender acciones legales para obligar a su cliente a pagar, debe enviar una advertencia formal. Este aviso les informará que los llevará a la corte, en caso de que no paguen de inmediato.
De acuerdo con el abogado de incumplimiento de contrato Seth Kretzer, este aviso por falta de pago de la factura debe incluir la siguiente información:
- La cantidad total de dinero que el cliente le debe
- Cargos por pago atrasado o intereses que se han acumulado
- A dónde debe enviar el cliente el pago
- El plazo final para que el cliente liquide la deuda
- Una declaración clara de que esta es su última oportunidad de pagarle antes de demandarlos.
Cómo demandar por impago de factura
Digamos que a pesar de sus mejores esfuerzos, su cliente simplemente se ha negado a pagar una factura emitida hace más de 60 días. Dependiendo de la suma de dinero involucrada, puede anotar la deuda como una pérdida porque no vale la pena dedicarle tiempo.
Piense detenidamente en los gastos que tendrá que afrontar si lleva a su cliente a los tribunales: calcule los honorarios judiciales, las horas perdidas dedicadas a reunir pruebas, documentación y probar su caso, y pagar a un abogado. Incluso si gana en los tribunales, si su cliente es insolvente, puede tardar años en recuperar el dinero de él. Si bien es injusto, puede ser mejor para usted a largo plazo simplemente asumir la pérdida.
Sin embargo, usted tiene derecho a presentar un reclamo contra su cliente. Si el monto adeudado es inferior a $10,000, puede llevar a su cliente a la corte de reclamos menores.
Si la suma pendiente es superior a $10,000, deberá presentar un caso en su Tribunal de Distrito local. Si bien está legalmente autorizado a manejar su caso pro se (representándose a sí mismo), este es un proceso que requiere mucho tiempo y requiere una amplia investigación y experiencia.
La probabilidad de que su caso se resuelva de manera beneficiosa para su negocio es exponencialmente mayor si contrata a un abogado acreditado y experimentado. De hecho, una carta de advertencia de un abogado, en lugar de la de su empresa, puede empujar a su cliente a pagar finalmente.
Para obtener más información sobre los próximos pasos que debe seguir para recuperar legalmente una factura impaga en los tribunales, debe consultar con un abogado local en su área. Pregúntele a otros propietarios de pequeñas empresas si hay un abogado que hayan utilizado o que puedan recomendar. También puede considerar reunirse con más de un abogado para tener una mejor idea del mejor curso de acción para su situación específica.
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