Para cobrar por sus productos o servicios, es casi seguro que tendrá que enviar una factura que detalle los componentes financieros de su transacción comercial. Una factura correctamente creada ayudará a su empresa a cobrar y proporcionará protección legal a ambas partes. Aprender a crear una factura para cada uno de sus clientes y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento de las facturas pendientes y pagadas puede parecer una tarea laboriosa, pero es una parte importante de la gestión de una empresa. En este artículo, le proporcionaremos información valiosa sobre los diferentes tipos de facturas, los elementos importantes que debe incluir y las ventajas adicionales de una factura (aparte de cobrar).
Tipos de facturas
Hay muchos tipos de facturas que se utilizan en todos los sectores. A continuación te presentamos los seis más comunes para ayudarte a entender cuál es el más adecuado para tu empresa y tus clientes.
- Propuesta u oferta. Este tipo de factura ayuda a una empresa a comunicar lo que cobrará por un trabajo o proyecto.
- Factura provisional. Se trata de una factura emitida a intervalos regulares durante un proyecto a largo plazo; tiene lugar en lugar de enviar una factura final. Las facturas provisionales pueden utilizarse mensual, semanal, trimestralmente, etc. desde el inicio del proyecto.
- Factura recurrente. Este formato es el mejor para los clientes que tienen un contrato de permanencia o que utilizan sus servicios de forma continuada. El contrato no tiene un final definido.
- Factura miscelánea. Una factura general funcionará bien para cualquier trabajo, contrato o proyecto que no se ajuste a un servicio o producto estandarizado prestado regularmente por su empresa.
- Factura vencida. Sirve para notificar el vencimiento de una cuenta. Incluye los costes pendientes por los servicios prestados, más los intereses devengados que resulten en el saldo impagado.
- Factura final. El importe final adeudado al finalizar un proyecto se plasma en una factura final al cliente. Si se han emitido facturas provisionales, incluirá un registro de los pagos recibidos anteriormente.
Cómo crear una factura
Eche un vistazo a un ejemplo de factura aquí. Aunque los formatos pueden cambiar en función del tipo de factura que estés creando, hay elementos específicos e importantes de una factura que deben incluirse en todas las facturas:
- (Sección 1) Nombre, dirección y persona de contacto del cliente
- (Sección 2) Nombre de su empresa, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico
- (Sección 3) Número de facturación a efectos de seguimiento
- (Sección 4) Número de orden de compra, si procede
- (Sección 5) Fecha actual
- (Sección 6) Lista detallada de los productos o servicios prestados, incluido el coste por hora o por artículo/proyecto, las fechas de trabajo, los impuestos y cualquier otro detalle.
- (Sección 7) Condiciones de pago y métodos de pago aceptables (por ejemplo, pagadero en un plazo de 30 días mediante cheque, tarjeta de crédito, etc.)
Errores comunes de facturación
Como pequeña empresa, especialmente si está empezando, no puede permitirse cometer errores en sus facturas. A continuación se indican algunos errores comunes en la facturación. Una vez que los conoces, son fáciles de corregir o evitar.
- No acordar las condiciones. Es fundamental especificar las condiciones y ofrecer un desglose detallado de los servicios y costes para evitar que se amplíe el alcance. También es importante que el cliente sepa cuánto cuestan sus servicios. Considere la posibilidad de incluir un desglose de los costes de sus servicios en caso de que se produzca una ampliación del alcance para que el cliente comprenda los costes adicionales en los que incurriría por adelantado.
- Esperar para facturar. Una vez acordados los términos y establecido el trabajo, envíe rápidamente la factura. No espere a que el cliente le pida la factura: la responsabilidad de cobrar es suya. Y cuanto antes envíes la factura, antes cobrarás.
- Descripciones vagas. Lo importante son los detalles. Detalle sus servicios y describa exactamente lo que ha ejecutado. Esto también ayudará a tus clientes a controlar, registrar e informar de los gastos. Además, no olvides incluir una fecha concreta de vencimiento del pago.
- No facilitar el pago. Informe a sus clientes de cómo pueden pagarle: por transferencia bancaria, pagos en línea, cheque, tarjeta de crédito, etc. Cuanto más fácil sea pagar, más rápido lo harán.
- Formato incorrecto y errores. Compruebe que las fechas son exactas, que el número de factura es correcto y que no hay faltas de ortografía. Revise sus facturas antes de enviarlas al cliente. Es más probable que se produzcan errores de este tipo cuando se utiliza Excel para crear las facturas manualmente.
Facturas y derechos legales
Las facturas demuestran que los productos o servicios se han entregado y establecen el derecho de una empresa al pago. Si un cliente no paga, la factura puede utilizarse como contrato que demostrará legalmente ante un tribunal que se le debe un pago. La empresa también puede guardar copias de las facturas y los importes pagados a los contratistas para establecer que los servicios se han prestado y el pago se ha completado.
Facturas como pruebas de auditoría
Siempre existe la posibilidad de que su empresa sea auditada por Hacienda. Mediante el uso de facturas, puede proporcionar todos los ingresos declarados que recibió a lo largo del año en revisión. Organizar las facturas secuencialmente facilitará el proceso de revisión y le dará la seguridad de que su empresa ha declarado todo completa y correctamente.
Facturación frente a órdenes de compra y facturas
Hay una diferencia entre las tres. Las facturas pueden confundirse a veces con las órdenes de compra (OC), pero las OC son anteriores a la transacción, mientras que las facturas se envían una vez prestados los servicios. Las órdenes de compra sirven para registrar un pedido de un cliente a un vendedor o proveedor, pero una factura actúa más como un registro de recepción. Los pedidos suelen utilizarse como parte de un proceso de aprobación cuando se involucra a vendedores o proveedores.
Una factura es más bien una solicitud de pago y suele provenir de un cliente, mientras que una factura la crea un proveedor. Mientras que una factura se crea antes o después de recibir un producto, de modo que el destinatario puede marcar los artículos para asegurarse de que están todos, una factura suele entregarse con la expectativa de un pago inmediato.
Software de facturación
Existen muchos tipos diferentes de software de facturación para ayudar a su empresa a enviar y controlar fácilmente las facturas. El software no sólo le ahorrará tiempo, sino que mantendrá sus facturas en un solo lugar, le ayudará a crear plantillas de facturación presentables y coherentes y mucho más. Algunos de los programas más populares son Quickbooks, Freshbooks o Sighted. Sin embargo, existen numerosas opciones, así que asegúrese de investigar para ver cuál funciona mejor para su negocio y su base de clientes. Revenued está ampliando constantemente la gama de ofertas para los clientes. No deje de visitar nuestra página Marketplace o solicitar una asociación para explorar nuevas oportunidades.
