Para cobrar por sus productos o servicios, es casi seguro que tendrá que enviar una factura que detalle los componentes financieros de su transacción comercial. Una factura correctamente creada ayudará a su empresa a cobrar y proporcionará protección legal a ambas partes. Aprender a crear una factura para cada uno de sus clientes y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento de las facturas pendientes y pagadas puede parecer una tarea laboriosa, pero es una parte importante de la gestión de una empresa. En este artículo, le proporcionaremos información valiosa sobre los diferentes tipos de facturas, los elementos importantes que debe incluir y las ventajas adicionales de una factura (aparte de cobrar).
Hay muchos tipos de facturas que se utilizan en todos los sectores. A continuación te presentamos los seis más comunes para ayudarte a entender cuál es el más adecuado para tu empresa y tus clientes.
Eche un vistazo a un ejemplo de factura aquí. Aunque los formatos pueden cambiar en función del tipo de factura que estés creando, hay elementos específicos e importantes de una factura que deben incluirse en todas las facturas:
Como pequeña empresa, especialmente si está empezando, no puede permitirse cometer errores en sus facturas. A continuación se indican algunos errores comunes en la facturación. Una vez que los conoces, son fáciles de corregir o evitar.
Las facturas demuestran que los productos o servicios se han entregado y establecen el derecho de una empresa al pago. Si un cliente no paga, la factura puede utilizarse como contrato que demostrará legalmente ante un tribunal que se le debe un pago. La empresa también puede guardar copias de las facturas y los importes pagados a los contratistas para establecer que los servicios se han prestado y el pago se ha completado.
Siempre existe la posibilidad de que su empresa sea auditada por Hacienda. Mediante el uso de facturas, puede proporcionar todos los ingresos declarados que recibió a lo largo del año en revisión. Organizar las facturas secuencialmente facilitará el proceso de revisión y le dará la seguridad de que su empresa ha declarado todo completa y correctamente.
Hay una diferencia entre las tres. Las facturas pueden confundirse a veces con las órdenes de compra (OC), pero las OC son anteriores a la transacción, mientras que las facturas se envían una vez prestados los servicios. Las órdenes de compra sirven para registrar un pedido de un cliente a un vendedor o proveedor, pero una factura actúa más como un registro de recepción. Los pedidos suelen utilizarse como parte de un proceso de aprobación cuando se involucra a vendedores o proveedores.
Una factura es más bien una solicitud de pago y suele provenir de un cliente, mientras que una factura la crea un proveedor. Mientras que una factura se crea antes o después de recibir un producto, de modo que el destinatario puede marcar los artículos para asegurarse de que están todos, una factura suele entregarse con la expectativa de un pago inmediato.
Existen muchos tipos diferentes de software de facturación para ayudar a su empresa a enviar y controlar fácilmente las facturas. El software no sólo le ahorrará tiempo, sino que mantendrá sus facturas en un solo lugar, le ayudará a crear plantillas de facturación presentables y coherentes y mucho más. Algunos de los programas más populares son Quickbooks, Freshbooks o Sighted. Sin embargo, existen numerosas opciones, así que asegúrese de investigar para ver cuál funciona mejor para su negocio y su base de clientes. Revenued está ampliando constantemente la gama de ofertas para los clientes. No deje de visitar nuestra página Marketplace o solicitar una asociación para explorar nuevas oportunidades.